Beaucoup de propriétaires pensent devoir envoyer une quittance chaque mois, et beaucoup de locataires ignorent qu'ils peuvent l'exiger. La règle est fixée par l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui s'applique aux locations vides comme aux locations meublées à usage de résidence principale.
La quittance est obligatoire… si le locataire la demande
Le bailleur ou son mandataire (l'agence) est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Deux conditions :
- le locataire doit l'avoir demandée : une demande unique peut valoir pour tous les mois suivants ;
- le loyer et les charges de la période doivent avoir été payés en totalité.
Sans demande, le bailleur n'est pas obligé d'envoyer une quittance. En pratique, l'envoyer chaque mois évite les relances et sécurise les deux parties : c'est la preuve du paiement pour le locataire, et une trace claire pour le bailleur.
Gratuite, sans frais d'envoi
La quittance est gratuite. La loi interdit de facturer au locataire des frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. Une clause du bail qui prévoirait de tels frais serait réputée non écrite.
Ce que la quittance doit contenir
La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges. On y trouve donc :
- l'identité du bailleur et celle du locataire ;
- l'adresse du logement loué ;
- la période concernée ;
- le loyer hors charges et les charges (provision ou forfait) ;
- en pratique, la date et le mode de paiement.
Vous pouvez utiliser notre modèle de quittance de loyer gratuit : toutes ces mentions y figurent, et le montant est écrit en chiffres et en lettres.
Paiement partiel : un reçu, pas une quittance
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le bailleur doit lui remettre un reçu indiquant la somme versée. La quittance n'est due qu'une fois la totalité réglée. Délivrer une quittance pour un loyer non payé serait une erreur : elle vaut preuve de paiement.
Papier ou email ?
Depuis la loi ALUR, la quittance peut être transmise par voie dématérialisée, mais seulement avec l'accord exprès du locataire. Le bailleur ne peut pas l'imposer. Le PDF est le format le plus pratique : il se conserve facilement et ne se modifie pas.
Pour un bailleur qui gère seul, l'envoi par email chaque mois peut être automatisé : avec les quittances de loyer automatiques, vous confirmez la réception du loyer en un clic et la quittance part chez le locataire.
Que faire si le bailleur refuse ?
- Renouvelez la demande par écrit, idéalement par email puis par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Envoyez une mise en demeure rappelant l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989.
- Si rien ne bouge, saisissez la commission départementale de conciliation ou le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire.
En attendant, conservez vos relevés bancaires : ils prouvent aussi le paiement des loyers.