Dans la plupart des locations vides, le locataire paie chaque mois, en plus du loyer, une provision pour charges. Une fois par an, le bailleur fait les comptes : c'est la régularisation des charges locatives. Elle peut se traduire par un complément à payer ou par un remboursement.
Le principe : provisions et charges réelles
Les provisions sont des avances. La régularisation consiste à comparer :
- le total des provisions versées par le locataire sur l'année ;
- le montant des charges récupérables réellement dépensées sur la même période.
Exemple : le locataire a versé 12 × 60 € = 720 € de provisions. Les charges récupérables de l'année s'élèvent à 810 €. Il doit un complément de 90 €. Si elles s'étaient élevées à 650 €, le bailleur lui rembourserait 70 €.
Quelles charges sont récupérables ?
Seules les charges listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être refacturées au locataire. Les principales :
- eau froide et eau chaude, chauffage collectif ;
- entretien des parties communes, ascenseur, espaces verts ;
- électricité des parties communes ;
- taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
- une partie des frais de gardiennage.
Ne sont pas récupérables : les gros travaux, les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble ou la taxe foncière (hors ordures ménagères).
Les obligations du bailleur
- Un mois avant la régularisation, communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en copropriété, le mode de répartition entre les copropriétaires.
- Tenir les pièces justificatives (factures, contrats) à la disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte.
- Ajuster si besoin le montant des provisions pour l'année suivante, puis l'indiquer au locataire, par exemple via un avis d'échéance.
Délais : 3 ans pour réclamer
Le bailleur peut réclamer une régularisation pendant 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si la régularisation n'a pas été faite dans l'année suivant son exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Comment contester une régularisation ?
- Demandez le décompte détaillé et l'accès aux justificatifs.
- Vérifiez que chaque poste figure bien dans la liste des charges récupérables.
- Contestez par écrit, de préférence par lettre recommandée, en précisant les postes contestés.
- Sans accord, saisissez la commission départementale de conciliation, puis le juge si nécessaire.
Cas particuliers : meublé, colocation, départ du locataire
- Forfait de charges : possible en meublé et en colocation. Le montant est fixe et il n'y a pas de régularisation.
- Départ du locataire : en copropriété, le bailleur peut retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'approbation des comptes, puis solder dans le mois qui suit.